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Rat: 14 Tipps zur Verwendung von Google Kalendern bei der Arbeit - die Muse - 2021

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Anonim

Bei allem, was Sie vorhaben, könnten Sie den Tag wahrscheinlich nicht ohne Ihren Kalender bewältigen - es ist Ihre Aufgabenliste, Ihr Tagesplaner oder sogar Ihre allgemeine Lebensader.

Vielleicht sind Sie ein Traditionalist und möchten Ihren Zeitplan lieber auf Papier halten. Oder Sie sind immer einen Schritt voraus und verwenden eine neue App, von der niemand etwas weiß. Oder vielleicht sind Sie wie die meisten Menschen und haben kein einziges System außer Betrieb.

Genau mit dieser letzten Gruppe spreche ich heute! Ich habe das perfekte System für Sie. Und wie Sie vielleicht anhand des Titels erraten haben, handelt es sich um Google Kalender.

Die Chancen stehen gut, dass Sie Zugriff darauf haben und sich bereits darin versuchen. Ich werde Ihnen 14 weniger bekannte Tipps geben, um das Beste daraus zu machen (und all Ihre Planungsprobleme zu lösen):

1. Finden Sie die perfekte Zeit für alle

Buchen Sie ein Meeting, wenn alle frei sind, indem Sie beim Erstellen eines neuen Events auf "Vorgeschlagene Zeiten" klicken.

2. Verwandeln Sie E-Mails in Kalenderstände

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr" über einer E-Mail mit Informationen zu einem Ereignis. Ein neues Kalenderereignis wird automatisch geöffnet und mit den Details ausgefüllt.

3. Ablehnen von Besprechungen, an denen Sie nicht teilnehmen können / möchten

Fügen Sie Ihrem Kalender Zeitblöcke hinzu, wenn Sie nicht an einer Besprechung teilnehmen können (Hinweis: Wenn Sie Heads-down-Arbeiten ausführen), indem Sie in Ihren Einstellungen auf "Automatisch ablehnende Ereignisse aktivieren" klicken.

4. Faktor in der Work-Life-Balance

Möchten Sie sicherstellen, dass Sie um sechs Uhr zu Hause sind, um mit der Familie zu Abend zu essen, oder ohne Besprechung morgens einen Lauf machen? Blenden Sie diese Zeit vollständig in Ihrem Kalender aus, indem Sie in Ihren Einstellungen "Morgens und abends ausblenden" aktivieren.

5. Stellen Sie sich auf die gleiche Zeitzone wie Clients ein

Verpassen Sie nicht diese wichtige Zusammenkunft auf der anderen Seite der Welt, indem Sie in den Einstellungen unter "Aktuelle Zeitzone" die Option "Zusätzliche Zeitzone anzeigen" auswählen.

(Pro-Tipp: Fügen Sie dem Etikett Flag-Emojis hinzu, um den Standort jeder Zeitzone einfach anzuzeigen.)

6. Niemals zu spät auftauchen

Wenn Sie sich schuldig gemacht haben, zu spät zu erscheinen, können Sie die Countdown-Funktion von Google Cal verwenden, um Sie daran zu erinnern, wann Ihr nächster Termin ansteht. Aktivieren Sie in Ihren Einstellungen einfach "Nächstes Meeting".

7. Gewähren Sie jedem Zugriff auf wichtige Dokumente

Anstatt dass alle Teilnehmer unvorbereitet zu Ihrer Besprechung erscheinen, können Sie ein Dokument zu Ihrer Kalendereinladung hinzufügen, sodass jeder alle erforderlichen Informationen vor sich hat, bevor Sie zusammenarbeiten.

8. Gönnen Sie sich etwas Luft zum Atmen

Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Besprechungen Zeit haben, um einen Snack zu sich zu nehmen oder auf die Toilette zu gehen, indem Sie nach jeder Besprechung einen Puffer von 5 bis 10 Minuten einfügen (aktivieren Sie dazu die Option „Schnelle Besprechungen“ in Ihren Einstellungen).

9. Haben Sie ein wenig Privatsphäre

Manchmal möchten Sie ein Ereignis in Ihren Kalender aufnehmen, das nicht jeder sehen soll. Wenn Sie beim Erstellen die Option "Privat" auswählen, wird in Ihrem Kalender nur angezeigt, dass Sie während dieser Zeit "beschäftigt" sind.

10. Kombinieren Sie Arbeitsaufgaben mit externen Arbeitsaktivitäten

Erstellen Sie einen Kalender für Arbeitstreffen, einen für Arzttermine, einen für Abendessen oder Wochenendpläne und vieles mehr, und zeigen Sie alle an einem Ort an, damit sich nichts überschneidet!

11. Überprüfen Sie das Wetter

Bevor Sie zu dieser Besprechung in der Innenstadt aufbrechen, überprüfen Sie, ob Sie einen Regenschirm mitbringen müssen, indem Sie in den Einstellungen "Wetter basierend auf meinem Standort anzeigen" auswählen.

12. Seien Sie ablenkungsfrei

Normalerweise "ziehen" Google Kalender-Benachrichtigungen Sie aus Ihrem aktuellen Fenster in Ihren Kalender. Verhindern Sie, dass sie Ihren Workflow unterbrechen, indem Sie in Ihren Einstellungen "Browser-Benachrichtigungen anstelle von Unterbrechungsalarmen verwenden" auswählen.

13. Schicken Sie sich eine tägliche Agenda per E-Mail

Möchten Sie einen Überblick über Ihren Tagesablauf? Im Abschnitt „Kalender“ Ihrer Einstellungen können Sie festlegen, dass Sie jeden Morgen eine E-Mail mit Ihrer Agenda erhalten, damit Sie den Tag vorbereiten können, der auf die kommenden Ereignisse vorbereitet ist.

14. Nehmen Sie Ihren Kalender überall mit

Verwenden Sie die Chrome-Browsererweiterung von Google Kalender, um Ihren Zeitplan zu überprüfen, wenn Sie vom Surfen auf anderen Websites abgelenkt werden, oder laden Sie die mobile App herunter, um unterwegs Ereignisse zu erstellen.

Diese kleinen, aber nützlichen Tipps und Tricks sollen Ihnen helfen, einen Kalender zu erstellen, der für Sie funktioniert. So können Sie mehr Zeit damit verbringen, ihn in Besprechungen und bei Ihrer Arbeit zu vernichten.