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WIE MAN: Speichern von Abfragen in Microsoft Access 2013 - 2021

Datenbanken mit Microsoft Access 2 - Datenbank Erstellen: Tabelle, Abfrage, Formulare, Berichte (Dezember 2021).

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Anonim

Jeder erfahrene Benutzer weiß, dass das Speichern einer Abfrage einer der Gründe ist, warum die Verwendung von Datenbanken wie Microsoft Access die Arbeit erheblich vereinfacht. Es kann sehr frustrierend sein, mit Datenbanken zu arbeiten, wenn ein Benutzer die perfekte Abfrage für ein Projekt oder einen Bericht erstellen möchte. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen und Änderungen an einer Abfrage vorgenommen haben, kann es schwierig sein, sich genau zu merken, welche Änderungen welche Ergebnisse gezogen haben.

Dies ist ein sehr guter Grund, sich daran zu gewöhnen, Abfragen mit einiger Häufigkeit zu speichern, selbst wenn sie nicht genau das bieten, was der Benutzer gerade sucht. Wenn ein paar Tage, Wochen oder Monate später dieselben Daten benötigt werden, werden die Benutzer allzu oft zu spät feststellen, dass sie vergessen haben, diese fast perfekte Abfrage zu speichern, oder dass sie zuvor mit einer der experimentellen Abfragen die gewünschten Ergebnisse erzielt hatten Dies führt zu mehr Experimenten, um dieselben Daten zu erhalten.

Dies ist ein Szenario, zu dem sich nahezu jeder Access-Benutzer beziehen kann. Dieses Szenario lässt sich leicht vermeiden, indem Abfragen gespeichert werden, selbst wenn die Abfragen nicht richtig sind. Jede gespeicherte Abfrage kann einige Details enthalten, anhand derer der Benutzer feststellen kann, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit nicht jede Abfrage neu geschrieben werden muss. Das bedeutet auch, dass Benutzer eine gute Abfrage kopieren und als Ausgangspunkt für ähnliche Abfragen verwenden können, mit nur wenigen Änderungen, um unterschiedliche Daten zu erhalten.

Wann werden Abfragen gespeichert?

Letztendlich ist das Speichern einer Abfrage eine Frage der Präferenz, aber für diejenigen, die gerade erst anfangen, ist dies ein weiterer unbekannter Bereich. Anfänger sollten es sich zur Gewohnheit machen, Abfragen immer zu speichern, da es keine Möglichkeit gibt, zu wissen, wann eine zufällige Abfrage genau das liefert, was benötigt wird.

Selbst diese experimentellen Abfragen können einem neuen Benutzer helfen, sich mit den vorhandenen Tabellen, Datenbeziehungen, Primärschlüsseln und anderen Komponenten und Eigenschaften der Datenbank vertraut zu machen. Dies schließt experimentelle Abfragen ein, wenn ein Benutzer zum ersten Mal lernt, wie Abfragen in Access erstellt werden. Wenn Sie in der Lage sind, zu überprüfen, wie ein paar Änderungen zwischen Abfragen die Ergebnisse verändern, können Sie die Funktionsweise von Abfragen wesentlich besser verstehen.

Es liegt an jedem Einzelnen, zu bestimmen, wann eine Abfrage gespeichert werden soll. Wenn Sie jedoch nicht sicher sind, ob Sie eine Abfrage speichern möchten, sollten Sie fortfahren und speichern. Abfragen können später einfach gelöscht werden. Es ist viel schwieriger, ein paar Monate später aus dem Gedächtnis zu kopieren.

So speichern Sie Abfragen

Es gibt nichts Besseres als einen langen und schwierigen Satz von Anweisungen, der den Benutzer dazu veranlasst, auf eine nützliche oder sogar notwendige Aktion zu verzichten, da die Ausführung zu lange dauert. Mit Access können Abfragen sehr einfach gespeichert werden, um die Benutzer zu ermutigen, ihre Arbeit unterwegs zu speichern.

  1. Entwerfen Sie eine Abfrage.
  2. Ändern Sie die Abfrage, bis Sie die erforderlichen Ergebnisse erhalten.
  3. Schlagen STRG + S auf einem PC oder Cmmd + S auf einem Mac.
  4. Geben Sie einen Namen ein, der für spätere Suchen leicht zu merken ist.

Unternehmen und Teams sollten Richtlinien für das Speichern von Abfragen nach Typ, Abteilung und anderen Bereichen sowie einer Namenskonvention festlegen. Dies erleichtert den Mitarbeitern die Überprüfung vorhandener Abfragen, bevor neue erstellt werden.

Bereinigen nach dem Experimentieren mit Abfragen

Nachdem die Erstellung einer perfekten Abfrage viel Zeit in Anspruch genommen hat, sind die meisten Menschen bereit, sich zu schließen und zu etwas anderem überzugehen. Wenn Sie jedoch eine große Anzahl experimenteller Abfragen aufbewahren, selbst wenn diese für Testabfragen in einem bestimmten Bereich gespeichert sind, kann es schwierig sein, die nützlichen Abfragen zu finden (es sei denn, es gibt eine Richtlinie zum Löschen aller Abfragen in einem experimentellen Bereich eines regulären Bereichs.) Basis).

Eine Möglichkeit, die Bereinigung zu vereinfachen, besteht darin, dem Namen von Abfragen etwas hinzuzufügen, das wahrscheinlich nicht mehr benötigt wird. Es besteht auch die Möglichkeit, Abfragen und deren Eigenschaften zu drucken oder zu exportieren, damit die Informationen nach dem Löschen nicht vollständig verloren gehen. Obwohl es schwierig sein kann, zu wissen, was ist und was am Anfang nicht nützlich ist, ist es umso schwieriger, sich zu erinnern, welche nützlich sind und welche gelöscht werden sollten. Es ist nicht erforderlich, Abfragen am Ende einer Sitzung zu löschen. Es ist jedoch ratsam, Abfragen mindestens einmal im Monat zu bereinigen.

Anpassen einer vorhandenen Abfrage

Wenn Benutzer mit verschiedenen Abfragen experimentieren, werden sie wahrscheinlich feststellen, dass ein paar Änderungen an einer vorhandenen Abfrage bessere oder vollständigere Daten ergeben. Es ist nicht erforderlich, diese Abfragen zu löschen und vollständig zu ersetzen, da Benutzer vorhandene Abfragen relativ einfach aktualisieren können.

  1. Gehen Sie zur Abfrage in der Design Aussicht.
  2. Gehen Sie zu den Feldern, die Sie aktualisieren möchten, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
  3. Speichern Sie die Abfrage.
  4. Gehe zu Erstellen > Abfrage > Abfragedesign > Tabelle anzeigenund dann die der geänderten Abfrage zugeordnete Tabelle.
  5. Gehe zu Design > Abfragetyp > Aktualisieren.
  6. Überprüfen Sie die Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Felder aktualisiert werden.

Sie können die Tabellen für die neuen Änderungen auch aktualisieren, bevor Sie die Abfrage ausführen, falls dies gewünscht wird. Dies ist jedoch nicht erforderlich.

Durch das Aktualisieren vorhandener Abfragen können Benutzer viel Zeit und Energie sparen (sowie zusätzliche, veraltete Abfragen), die andernfalls dazu führen würden, dieselbe Abfrage mit ein paar geringfügigen Änderungen von Anfang an neu zu erstellen.