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WIE MAN: So erstellen Sie eine Excel-Datenbank - 2019

Microsoft Excel lernen: Formulare - Die Grundlagen (none 2019).

Manchmal müssen wir Informationen nachverfolgen, und ein guter Ort dafür ist eine Excel-Datenbankdatei. Ob eine persönliche Liste von Telefonnummern, eine Kontaktliste für Mitglieder einer Organisation oder eines Teams oder eine Sammlung von Münzen, Karten oder Büchern - eine Excel-Datenbankdatei erleichtert das Eingeben, Speichern und Auffinden bestimmter Informationen.

Microsoft Excel verfügt über integrierte Tools, mit deren Hilfe Sie Daten nachverfolgen und bestimmte Informationen jederzeit abrufen können. Ein Excel-Arbeitsblatt kann mit seinen Hunderten von Spalten und Tausenden von Zeilen eine enorme Datenmenge aufnehmen.

Daten eingeben

Das grundlegende Format zum Speichern von Daten in einer Excel-Datenbank ist eine Tabelle.

Nachdem eine Tabelle erstellt wurde, können die Datentools von Excel zum Suchen, Sortieren und Filtern von Datensätzen in der Datenbank verwendet werden, um nach bestimmten Informationen zu suchen.

Um diesem Tutorial zu folgen, geben Sie die Daten so ein, wie sie in der Abbildung oben dargestellt sind.

Geben Sie die Studenten-IDs schnell ein:

  1. Geben Sie die ersten beiden IDs ein - ST348-245 und ST348-246 in Zellen A5 und A6 beziehungsweise.
  2. Markieren Sie die beiden IDs, um sie auszuwählen.
  3. Klicke auf das Griff füllen und ziehen Sie es in die Zelle A13.
  4. Die restlichen Student IDs müssen korrekt in die Zellen A6 bis A13 eingegeben werden.

Daten richtig eingeben

Bei der Eingabe der Daten ist darauf zu achten, dass diese korrekt eingegeben werden. Lassen Sie bei der Eingabe Ihrer Daten neben Zeile 2 zwischen dem Titel der Tabelle und den Spaltenüberschriften keine weiteren leeren Zeilen übrig. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie keine leeren Zellen lassen.

Datenfehler, verursacht durch falsche Dateneingabe, sind die Ursache für viele Probleme im Zusammenhang mit der Datenverwaltung. Wenn die Daten zu Beginn korrekt eingegeben wurden, liefert das Programm mit größerer Wahrscheinlichkeit die gewünschten Ergebnisse.

Zeilen sind Datensätze

Jede einzelne Datenzeile in einer Datenbank wird als Datensatz bezeichnet. Beachten Sie bei der Eingabe von Datensätzen die folgenden Richtlinien:

  • Lassen Sie keine leeren Zeilen in der Tabelle, die erstellt wird. Das beinhaltet NICHT Lassen Sie eine leere Zeile zwischen den Spaltenüberschriften und der ersten Datenzeile.
  • Ein Datensatz kann nur Daten zu einem bestimmten Artikel enthalten.
  • Ein Datensatz muss außerdem ALLE Daten in der Datenbank zu diesem Element enthalten. Es können keine Informationen zu einem Artikel in mehr als einer Zeile enthalten sein.

Spalten sind Felder

Während Zeilen in einer Excel-Datenbank als Datensätze bezeichnet werden, werden die Spalten als bezeichnet Felder. Jede Spalte benötigt eine Überschrift, um die darin enthaltenen Daten zu identifizieren. Diese Überschriften werden Feldnamen genannt.

  • Feldnamen werden verwendet, um sicherzustellen, dass die Daten für jeden Datensatz in derselben Reihenfolge eingegeben werden.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Daten in einer Spalte im gleichen Format eingegeben werden. Wenn Sie Zahlen als Ziffern eingeben (z. B. 10 oder 20), fahren Sie fort. Ändern Sie sich nicht auf halbem Weg und beginnen Sie, Zahlen als Wörter einzugeben (z. B. zehn oder zwanzig). Seien Sie konsequent.
  • Lassen Sie keine leeren Spalten in der Tabelle.

Die Tabelle erstellen

Nachdem die Daten eingegeben wurden, können sie in eine konvertiert werden Tabelle. Um dies zu tun:

  1. Markieren Sie die Zellen A3 bis E13 im Arbeitsblatt.
  2. Klicke auf das Zuhause Tab.
  3. Klicke auf das Als Tabelle formatieren Option auf dem Menüband, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
  4. Wähle das Blau Tabellenstil Medium 9 Option zum Öffnen der Als Tabelle formatieren Dialogbox.
  5. Während das Dialogfeld geöffnet ist, sollten die Zellen A3 bis E13 im Arbeitsblatt von den marschierenden Ameisen umgeben sein.
  6. Wenn die marschierenden Ameisen den korrekten Zellbereich umgeben, klicken Sie auf OK in dem Als Tabelle formatieren Dialogbox.
  7. Wenn die marschierenden Ameisen nicht den richtigen Zellbereich umgeben, markieren Sie den richtigen Bereich im Arbeitsblatt und klicken Sie dann auf OK in dem Als Tabelle formatieren Dialogbox.
  8. In der Tabelle sollten die Dropdown-Pfeile neben jedem Feldnamen hinzugefügt werden. Die Tabellenzeilen sollten abwechselnd hell und dunkelblau formatiert sein.

Verwenden der Datenbanktools

Nachdem Sie die Datenbank erstellt haben, können Sie die Tools unter den Dropdown-Pfeilen neben jedem Feldnamen verwenden, um Ihre Daten zu sortieren oder zu filtern.

Daten sortieren

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Feld Nachname Name.
  2. Drücke den Option A bis Z sortieren um die Datenbank alphabetisch zu sortieren.
  3. Einmal sortiert, Graham J. sollte der erste Datensatz in der Tabelle sein und Wilson R sollte das letzte sein.

Daten filtern

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Programmfeld Name.
  2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Wählen Sie Alle Option, um alle Kontrollkästchen zu löschen.
  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Geschäft Option, um das Kästchen mit einem Häkchen zu versehen.
  4. Klicken OK.
  5. Nur zwei Studenten - G. Thompson und F. Smith sollte sichtbar sein, da dies die einzigen beiden sind, die im Business-Programm angemeldet sind.
  6. Um alle Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Programm Feldname.
  7. Klicke auf das Filter aus "Programm" löschen Möglichkeit.

Erweiterung der Datenbank

So fügen Sie Ihrer Datenbank zusätzliche Datensätze hinzu:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den kleinen Punkt in der rechten unteren Ecke der Tabelle.
  • Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil.
  • Wenn das passiert, klicken und Halten die rechte Maustaste und Ziehen Sie den Zeiger nach unten, um eine leere Zeile am Ende der Datenbank hinzuzufügen.
  • Fügen Sie dieser neuen Zeile die folgenden Daten hinzu:Zelle - DatenA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Wissenschaft

Fertigstellen der Datenbankformatierung

  1. Markieren Zellen A1 bis E1 im Arbeitsblatt.
  2. Klicke auf das Zuhause Tab.
  3. Klicke auf das Zusammenführen und zentrieren Option des Menübands, um den Titel zu zentrieren.
  4. Klicke auf das Füllfarbe (sieht aus wie eine Farbdose), um die Dropdown-Liste der Füllfarben zu öffnen.
  5. Wählen Blau, Akzent 1 Aus der Liste können Sie die Farbe des Hintergrunds in den Zellen A1 - E1 in Dunkelblau ändern.
  6. Klicke auf das Schriftfarbe Symbol auf der Formatierung Symbolleiste (es ist ein großer Buchstabe "A"), um die Dropdown-Liste für die Schriftfarbe zu öffnen.
  7. Wählen Weiß Ändern Sie in der Liste die Farbe des Textes in den Zellen A1 - E1 in Weiß.
  8. Markieren Zellen A2 - E2 im Arbeitsblatt.
  9. Klicke auf das Füllfarbe auf dem Menüband, um die Dropdown-Liste Füllfarbe zu öffnen.
  10. Wählen Blau, Akzent 1, Feuerzeug 80 Aus der Liste können Sie die Farbe des Hintergrunds in den Zellen A2 - E2 in hellblau ändern.
  11. Markieren Zellen A4 - E14 im Arbeitsblatt.
  12. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Dropdown-Liste, um den Text in den Zellen A14 bis E14 auszurichten.
  13. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt alle Schritte dieses Tutorials korrekt befolgt haben, sollte Ihre Tabelle der in Schritt 1 dieses Tutorials abgebildeten Tabelle ähneln.

Datenbankfunktionen

Syntax: D (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Wo dFunktion ist eine der folgenden:

  • DAVERAGE
  • DCOUNT
  • DCOUNTA
  • DGET
  • DMAX
  • DMIN
  • DPRODUCT
  • DSTDEV
  • DSTDEVP
  • DSUM
  • DVAR
  • DVARP

Art: Datenbank

Datenbankfunktionen sind besonders praktisch, wenn Sie mit Google Sheets strukturierte Daten wie eine Datenbank verwalten. Jede Datenbankfunktion Funktionsstörungberechnet die entsprechende Funktion für eine Teilmenge eines Zellbereichs, der als Datenbanktabelle betrachtet wird. Datenbankfunktionen benötigen drei Argumente:

  • Database_arr ist ein Bereich, ein eingebettetes Array oder ein Array, das von einem Array-Ausdruck generiert wird, der so strukturiert ist, dass jede Zeile nach Zeile 1 ein Datenbanksatz ist und jede Spalte ein Datenbankfeld ist. Zeile 1 enthält die Beschriftungen für jedes Feld.
  • Field_str | num gibt an, welche Spalte (Feld) die zu mittelnden Werte enthält. Dies kann entweder als Feldname (Textzeichenfolge) oder als Spaltennummer ausgedrückt werden, wobei die ganz linke Spalte als 1 dargestellt würde.
  • Criteria_arr ist ein Bereich, ein eingebettetes Array oder ein Array, das von einem Arrayausdruck generiert wird, der so strukturiert ist, dass die erste Zeile den Feldnamen bzw. die Feldnamen enthält, auf die das Kriterium (die Kriterien) angewendet wird, und die nachfolgenden Zeilen die bedingten Tests enthalten.

Die erste Zeile in Kriterien gibt die Feldnamen an. Jede zweite Zeile in Kriterien stellt einen Filter dar, der eine Reihe von Einschränkungen für die entsprechenden Felder darstellt. Einschränkungen werden mithilfe der Query-by-Example-Notation beschrieben. Sie können einen übereinstimmenden Wert oder einen Vergleichsoperator gefolgt von einem Vergleichswert enthalten. Beispiele für Einschränkungen sind: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Eine leere Zelle bedeutet keine Einschränkung für das entsprechende Feld.

Ein Filter stimmt mit einer Datenbankzeile überein, wenn alle Filtereinschränkungen (die Einschränkungen in der Filterzeile) erfüllt sind. Eine Datenbankzeile (ein Datensatz) erfüllt die Kriterien nur dann, wenn mindestens ein Filter mit dieser übereinstimmt. Ein Feldname kann mehr als einmal im Kriterienbereich vorkommen, um mehrere gleichzeitige Einschränkungen zuzulassen (z. B. Temperatur> = 65 und Temperatur <= 82).

DGET ist die einzige Datenbankfunktion, die keine Werte zusammenfasst. DGET gibt den Wert des im zweiten Argument angegebenen Feldes (ähnlich wie bei VLOOKUP) nur dann zurück, wenn genau ein Datensatz den Kriterien entspricht. Andernfalls wird ein Fehler zurückgegeben, der angibt, dass keine oder mehrere Übereinstimmungen vorhanden sind