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Rat: Die 3 E-Mails, die Ihr Chef nicht mehr lesen kann (und was Sie stattdessen senden sollen) - 2020

So konterst DU jeden Spruch ➙ Immer Schlagfertige Antworten geben (November 2020).

Anonim

Als jemand, der eine große Organisation mit Dutzenden von virtuellen Mitarbeitern betreibt, habe ich meinen Anteil an E-Mails gesehen. Und wie bei allen anderen Dingen im Leben sind einige Botschaften besser als andere.

In der Welt der E-Mail-Korrespondenz ist „ugh“ wahrscheinlich das Letzte, was Ihr Chef sagen soll, wenn Sie Ihre Nachricht lesen. Welche Arten von Nachrichten sollten Sie vermeiden und wie können Sie sie verbessern? Nachfolgend drei Beispiele.

1. Unnötige Folge-E-Mails

Follow-up-E-Mails gibt es in allen Formen. Was macht einen also unnötig? Wenn Sie nur darum gebeten werden, dass Ihr Chef Ihnen eine E-Mail sendet, ist dies eher ein Ärgernis als eine wichtige Korrespondenz.

Viele Leute senden diese E-Mails aus Paranoia, weil sie etwas falsch gemacht oder verpasst haben, aber ich kann Ihnen aus Sicht eines Chefs sagen, dass es ärgerlich ist, mehrere Folge-E-Mails zu erhalten, wenn mir jemand keine Chance gegeben hat atmen.

Ein Beispiel: Vor langer Zeit hatte ich eine Angestellte, die in Panik geriet, wenn ich nicht innerhalb einer Stunde auf ihre E-Mails antwortete, weil sie dachte, sie hätte etwas falsch gemacht (obwohl ich in Wirklichkeit einfach nichts davon mitbekommen hatte) an ihre E-Mail). Ich kann an einen bestimmten Fall denken, als ich von einem langen Tag nach Hause kam und sechs (ja, sechs !) E-Mails von ihr sah, in denen ich gefragt wurde, ob ich ihre Nachricht erhalten habe.

Huch.

Was soll ich stattdessen senden?

Während die meisten Leute nicht so paranoid wären, sechs Follow-up-E-Mails an einem Tag zu verschicken, kann selbst eine falsche Follow-up-E-Mail Ihren Chef verärgern.

Sofern der Inhalt Ihrer E-Mail nicht heute bearbeitet werden muss (in diesem Fall sollten Sie wahrscheinlich mit Ihrem Chef persönlich sprechen, anstatt eine E-Mail zu senden), schlage ich vor, mindestens 24 Stunden zu warten und dann das zu senden, was ich gerne als "Faux Follow" bezeichne -up ”Nachricht.

Dies beinhaltet das Versenden Ihres Follow-ups („Nur um sicherzustellen, dass Sie die Quartalsberichte erhalten haben, die ich Ihnen vor zwei Tagen gesendet habe“), aber Sie werden auch einige andere Informationen einschließen, ob es sich um eine Frage zu einer bevorstehenden Präsentation oder um eine handelt Update für ein aktuelles Projekt ("Oh, und wir haben gerade die neuesten Zahlen auf dem X-Konto erhalten, und der Umsatz ist um 30% gestiegen!"). Auf diese Weise können Sie Ihren Chef im Handumdrehen um ein Update bitten und ihm gleichzeitig einige Informationen geben, die einen Mehrwert schaffen, sodass Sie sich nicht mehr so ​​fühlen, als würden Sie ihn nur nerven.

2. E-Mails mit neuen Ideen

Ich liebe begeisterte Mitglieder des Teams absolut, aber etwas, das ein wenig überwältigend wird, ist, wenn Mitarbeiter mir alle ihre neuen Ideen - in separaten E-Mails - zusenden. Ich habe innerhalb von 24 Stunden 10 verschiedene E-Mails erhalten, weil jemand im Marketing-Team einen Inspirationssprung gemacht hat und mir immer wieder neue Ideen geschickt hat.

Es war unglaublich verwirrend, alles zu katalogisieren und jede einzelne eingegangene E-Mail und Idee im Auge zu behalten. Selbst wenn nur eine E-Mail mit neuen Ideen oder Konzepten eingeht, ist es so einfach es in dem schwarzen Loch zu verlieren, das mein Posteingang ist.

Was soll ich stattdessen senden?

Erstens würde ich empfehlen, auf eine günstigere Zeit zu warten, um Ideen vorzubringen. Im Fall des Marketing-Team-Mitarbeiters hätte ich bis zu dem Google Hangout-Meeting gewartet, das wir für die folgende Woche angesetzt hatten, um all dies zur Sprache zu bringen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist - oder wenn E-Mail aus irgendeinem Grund die einzige Option ist -, empfehlen wir Ihnen, Ihrem Chef eine E-Mail mit der Mitteilung zu senden, dass Sie neue Ideen haben und wissen möchten, wie Sie diese am besten teilen können sie würden sein. Wenn meine Mitarbeiterin mich darum gebeten hätte, hätte ich ihr gesagt, sie solle mir eine E-Mail mit einem Word-Dokument schicken, das alles enthält, was sie wollte. Es wäre viel schlanker und einfacher gewesen, es für später aufzubewahren. Möglicherweise schlägt Ihr Chef einen kurzen Anruf vor, um mit Ihnen zu sprechen, oder bittet Sie, die Ideen aufzubewahren und sie an einem bestimmten Wochentag massenweise per E-Mail zu versenden.

3. E-Mails, bei denen Ihr Chef ohne Grund CCed ist

Jeder Profi würde sich darüber ärgern, dass er auf E-Mail-Threads hingewiesen wird, zu denen sie eigentlich nicht gehören: Es erhöht nur den wachsenden Haufen von E-Mails, und Sie verlieren am Ende Zeit damit, etwas zu lesen, das Sie wahrscheinlich nicht brauchen.

Aus Sicht des Mitarbeiters verstehe ich: Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Chef weiß, dass Sie Ihre Arbeit machen und dass Sie versuchen, die Kommunikationslinie offen zu halten. Meistens verstopft dies jedoch den Posteingang Ihres Chefs.

Was soll ich stattdessen senden?

Wenn Ihr Chef nicht unbedingt auf dem Laufenden sein muss, nehmen Sie ihn oder sie aus der Leitung und senden Sie nach Beendigung der Interaktion eine sehr kurze Zusammenfassung der relevanten Informationen, die während des Gesprächs aufgetaucht sind („Zu Ihrer Information, Unternehmen Y wird in dieser Geschichte am Z-Datum vorgestellt ”). So bleibt Ihr Vorgesetzter auf dem Laufenden, ohne ihn ständig auf dem Laufenden zu halten, während Sie die Details herausfinden. Eine E-Mail ist definitiv besser als 42!

Insgesamt geht es bei der E-Mail-Benachrichtigung Ihres Chefs darum, Ihre Nachrichten zu optimieren und Ihre Sendungen gezielter zu gestalten. Das hört sich vielleicht nicht intuitiv an, aber wenn ich weniger E-Mails von einem Mitarbeiter erhalte, aber alle aussagekräftig sind, denke ich, dass diese Person einen besseren Job macht als jemand, von dem ich die ganze Zeit höre.