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WIE MAN: Dos und Donts der Dateneingabe in Excel - 2019

Indien Etikette Dos und Donts (Dezember 2019).

In diesem Lernprogramm werden einige grundlegende Hinweise und Anweisungen zum Eingeben von Daten in Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, Google Spreadsheets und Open Office Calc beschrieben.

Wenn Sie die Daten beim ersten Mal korrekt eingeben, können Sie später Probleme vermeiden und die Verwendung einer Reihe von Excel-Tools und -Funktionen wie Formeln und Diagrammen vereinfachen.

Excel-Datenerfassungsübersicht

Die besten Empfehlungen, die Sie bei der Verwendung von Excel immer beachten sollten, sind:

  1. Tun Planen Sie Ihre Tabelle.
  2. Nicht Lassen Sie leere Zeilen oder Spalten, wenn Sie zugehörige Daten eingeben.
  3. Tun häufig speichern und an zwei Orten speichern.
  4. Nicht Verwenden Sie Zahlen als Spaltenüberschriften und schließen Sie keine Einheiten in die Daten ein.
  5. Tun Verwenden Sie Zellreferenzen und benannte Bereiche in Formeln.
  6. Nicht lassen Sie Zellen, die Formeln enthalten, nicht gesperrt.
  7. Tun sortiere deine Daten

Planen Sie Ihre Kalkulationstabelle

Wenn Sie Daten in Excel eingeben, ist es eine gute Idee, etwas zu planen, bevor Sie mit der Eingabe beginnen.

Wenn Sie wissen, wofür das Arbeitsblatt verwendet werden soll, welche Daten es enthalten wird und was mit diesen Daten zu tun ist, kann das endgültige Layout des Arbeitsblatts stark beeinflusst werden.

Durch das Planen vor dem Tippen kann später Zeit gespart werden, wenn die Kalkulationstabelle neu organisiert werden muss, um sie effizienter und einfacher zu bearbeiten.

Was zu beachten ist

  • Was ist der Zweck der Kalkulationstabelle?
  • Wie viele Daten enthält die Tabelle?
  • Werden Diagramme benötigt?
  • Wird die Tabelle gedruckt?

Was ist der Zweck der Kalkulationstabelle?

  • Der Zweck der Kalkulationstabelle hilft dabei, den Ort der Daten zu bestimmen, da die wichtigsten Informationen sichtbar und leicht zugänglich sein müssen.
  • Welche Berechnungen sind erforderlich? Die Berechnungen beeinflussen, welche Formeln und Funktionen benötigt werden und wo sie sich befinden.

Wie viele Daten enthält die Kalkulationstabelle?

Die Datenmenge, die die Kalkulationstabelle anfänglich enthält, und die Menge, die später hinzugefügt wird, wirkt sich auf die Anzahl der verwendeten Arbeitsblätter aus.

  • Verteilen Sie Ihre Daten nicht zu sehr, da bestimmte Informationen schwer zu finden sind und Berechnungen, die sich auf mehrere Arbeitsblätter oder Arbeitsblätter erstrecken, die Leistung von Excel beeinträchtigen können.
  • Bei großen Arbeitsblättern ist es manchmal nützlich, wichtige Spaltensummen oberhalb der Spaltenüberschriften anzuzeigen, anstatt Benutzer dazu zu zwingen, zum unteren Rand des Arbeitsblatts zu blättern, um die Informationen anzuzeigen.

Werden Diagramme benötigt?

Wenn alle oder ein Teil der Daten in einem Diagramm oder in Diagrammen angezeigt werden soll, kann dies das Layout von Informationen beeinflussen.

  • Je nach Art des Diagramms müssen die Daten möglicherweise anders gruppiert werden, z. B. die Verwendung eines Zusammenfassungsbereichs für Kreisdiagramme.
  • Bei großen Tabellenkalkulationen können Diagramme auf separate Seiten verschoben werden, um das Crowding zu erleichtern.

Wird die Kalkulationstabelle gedruckt?

Die Anordnung der Daten kann beeinflusst werden, wenn alle oder einige Daten gedruckt werden, je nachdem, ob das Hoch- oder Querformat gewählt wird und wie viele Blätter benötigt werden.

  • Wenn die Hochformatansicht auf Normalpapier (8 1/2 X 11) verwendet werden soll, sollten Sie die meisten Daten in Zeilen unter ein paar Spalten platzieren, sodass alle Überschriften auf einem Blatt sichtbar sind.
  • Wenn mehrere Blätter benötigt werden, sollten Sie die Spaltenüberschriften oben auf jeder Seite drucken, um das Lesen der Daten zu erleichtern.
  • Wenn viele Datenspalten gedruckt werden müssen, werden im Querformat möglicherweise alle Überschriften auf einer Seite angezeigt. Wenn Sie mehrere Blätter benötigen, drucken Sie die Spaltenüberschriften oben auf jeder Seite.
  • Wenn Diagramme gedruckt werden sollen, können Sie die Aufgabe vereinfachen, indem Sie sie auf ein separates Blatt verschieben.

Lassen Sie keine leeren Zeilen oder Spalten in den zugehörigen Daten

Das Belassen leerer Zeilen oder Spalten in Datentabellen oder verwandten Datenbereichen kann die korrekte Verwendung einer Reihe von Excel-Funktionen wie Diagramme, Pivot-Tabellen und bestimmte Funktionen sehr schwierig machen.

Sogar leere Zellen in einer Zeile oder Spalte, die Daten enthalten, können Probleme verursachen (siehe Abbildung oben).

Das Fehlen von Leerzeichen erleichtert es Excel außerdem, alle zugehörigen Daten in einem Bereich zu erkennen und auszuwählen, wenn Funktionen wie Sortieren, Filtern oder AutoSummen verwendet werden.

Anstatt leere Zeilen oder Spalten zu belassen, verwenden Sie Rahmen oder Formatierungen für Überschriften und Beschriftungen mit Fettdruck oder Unterstreichung, um die Daten aufzubrechen und das Lesen zu erleichtern.

Geben Sie Ihre Daten möglichst spaltenweise ein.

  • Platzieren Sie beim Auslegen Ihrer Tabelle eine beschreibende Überschrift oben in der ersten Spalte der Tabelle mit den unten stehenden Daten.
  • Wenn es mehr als eine Datenreihe gibt, listen Sie sie nacheinander in Spalten (von links nach rechts) mit dem Titel für jede Datenreihe oben auf.

Halten Sie nicht verwandte Daten getrennt

Während das Zusammenhalten verwandter Daten wichtig ist, kann es gleichzeitig nützlich sein, nicht zusammenhängende Datenbereiche getrennt zu halten.

Wenn Sie leere Spalten oder Zeilen zwischen verschiedenen Datenbereichen oder anderen Daten im Arbeitsblatt belassen, wird es wieder einfacher für Excel, verwandte Bereiche oder Datentabellen richtig zu erkennen und auszuwählen.

Speichern Sie häufig

Die Wichtigkeit, Ihre Arbeit häufig zu speichern, kann nicht genug betont werden - oder zu oft.

Wenn Sie eine webbasierte Kalkulationstabelle wie z Google Spreadsheets oder Excel Online Das Speichern ist dann kein Problem, da keines der Programme über eine Speicheroption verfügt, sondern mit einer automatischen Speicherfunktion arbeitet.

Bei Computer-basierten Programmen sollten Sie jedoch nach zwei oder drei Änderungen, ob Sie Daten hinzufügen, Formatierungsänderungen vornehmen oder eine Formel eingeben, das Arbeitsblatt speichern.

Wenn Ihnen das zu viel erscheint, sparen Sie mindestens alle zwei oder drei Minuten.

Obwohl sich die Stabilität von Computern und Computersoftware in den letzten Jahren drastisch verbessert hat, stürzt die Software immer noch ab, es treten immer noch Stromausfälle auf, und andere Personen stolpern manchmal über das Netzkabel und ziehen es aus der Steckdose.

Und wenn dies geschieht, erhöht der Verlust beliebiger Datenmengen - ob groß oder klein - nur Ihren Arbeitsaufwand, wenn Sie versuchen, das wiederherzustellen, was Sie bereits getan haben.

Excel hat eine AutoSave Feature, das normalerweise sehr gut funktioniert, aber man sollte sich nicht darauf verlassen. Gewöhnen Sie sich an, Ihre eigenen Daten durch häufiges Speichern zu sichern.

Verknüpfung zum Speichern

Beim Speichern muss es nicht umständlich sein, die Maus auf die Multifunktionsleiste zu bewegen und auf die Symbole zu klicken. Gewöhnen Sie sich an, mit der Tastenkombination Folgendes zu speichern:

Strg + S

Speichern Sie an zwei Stellen

Ein weiterer Aspekt des Speicherns, der nicht überbewertet werden kann, ist die Wichtigkeit, Ihre Daten an zwei verschiedenen Orten zu speichern.

Der zweite Ort ist natürlich ein Backup, und es wurde schon oft gesagt: " Backups sind wie eine Versicherung: haben Sie eine und Sie werden sie wahrscheinlich nicht brauchen, haben Sie keine und Sie werden es wahrscheinlich auch '.

Die beste Sicherung ist eine, die sich an einem anderen physischen Ort als das Original befindet. Was ist der Sinn von zwei Kopien einer Datei, wenn sie:

  • Befinden sich auf der gleichen Festplatte, die ausfällt?
  • Sind auf dem gleichen Computer, der gestohlen wird?
  • Sind in demselben Gebäude, das zu Boden brennt?

Webbasierte Sicherungen

Das Erstellen eines Backups muss auch nicht umständlich oder zeitaufwändig sein.

Wenn Sicherheit kein Problem ist - wenn das Arbeitsblatt beispielsweise eine Liste Ihrer DVDs ist -, senden Sie sich per Webmail eine Kopie per E-Mail, damit wahrscheinlich eine Kopie auf dem Server verbleibt.

Wenn Sicherheit ein Problem ist, ist Webspeicherung immer noch eine Option - wenn auch mit einem Unternehmen, das sich auf solche Dinge spezialisiert hat und hierfür eine Gebühr erhebt.

Bei Online-Tabellenkalkulationen sichern die Programmbesitzer vermutlich ihre Server - und dazu gehören alle Benutzerdaten. Laden Sie jedoch sicherheitshalber eine Kopie der Datei auf Ihren eigenen Computer herunter.

Verwenden Sie keine Zahlen als Spaltenüberschriften und nehmen Sie keine Einheiten in die Daten auf

Verwenden Sie Überschriften am Anfang von Spalten und am Anfang von Zeilen, um Ihre Daten zu identifizieren, da sie das Sortieren erleichtern, aber verwenden Sie keine Zahlen wie - 2012, 2013 usw. - es.

Wie in der Abbildung oben gezeigt, können Spalten- und Zeilenüberschriften, die nur Zahlen sind, versehentlich in Berechnungen einbezogen werden. Wenn Ihre Formeln Funktionen enthalten wie:

  • AutoSum
  • AutoMax
  • AutoAverage

Dadurch wird automatisch der Datenbereich für das Argument der Funktion ausgewählt.

In der Regel suchen solche Funktionen zuerst nach Spalten mit Zahlen oberhalb ihrer Position und dann nach links für eine Zahlenreihe. Alle Überschriften, die nur Zahlen sind, werden in den ausgewählten Bereich aufgenommen.

Zahlen, die als Zeilenüberschriften verwendet werden, können auch als andere Datenreihe verstanden werden, wenn sie als Teil eines Bereichs für ein Diagramm und nicht als Achsenbeschriftung ausgewählt werden.

Formatieren Sie Zahlen in den Kopfzellen als Text oder erstellen Sie Textbeschriftungen, indem Sie vor jeder Nummer ein Apostroph (') setzen, z. B.' 2012 und '2013. Der Apostroph wird in der Zelle nicht angezeigt, ändert jedoch die Anzahl in Textdaten.

Behalten Sie Einheiten in den Überschriften

Geben Sie keine Währung, Temperatur, Entfernung oder andere Einheiten mit den Zahlenangaben in jede Zelle ein.

Wenn Sie dies tun, besteht eine gute Chance, dass Excel oder Google Spreadsheets alle Ihre Daten als Text anzeigen.

Platzieren Sie stattdessen Einheiten in den Überschriften oben in der Spalte. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Überschriften zumindest Text sind und das oben beschriebene Problem nicht verursachen.

Text nach links, Zahlen nach rechts

Sie können schnell feststellen, ob Sie Text- oder Zahlendaten haben, indem Sie die Ausrichtung der Daten in einer Zelle überprüfen. Standardmäßig werden Textdaten in Excel und Google Spreadsheets nach links und Zahlen in einer Zelle nach rechts ausgerichtet.

Obwohl diese Standardausrichtung leicht geändert werden kann, wird die Formatierung normalerweise erst angewendet, nachdem alle Daten und Formeln eingegeben wurden. Daher gibt Ihnen die Standardausrichtung möglicherweise frühzeitig einen Hinweis darauf, dass im Arbeitsblatt etwas nicht stimmt.

Prozent- und Währungssymbole

Für die Eingabe aller Daten in ein Arbeitsblatt empfiehlt es sich, nur die einfache Zahl einzugeben und dann die Zelle so zu formatieren, dass die Zahl korrekt angezeigt wird. Dazu gehören Prozentsätze und Währungsbeträge.

Excel- und Google-Tabellenkalkulationen akzeptieren jedoch Prozentzeichen, die zusammen mit der Nummer in eine Zelle eingegeben werden, und beide erkennen auch gängige Währungssymbole, beispielsweise das Dollarzeichen ($) oder das Britische Pfund-Symbol (£), wenn sie in ein Zelle zusammen mit Zahlenangaben, aber andere Währungssymbole wie der südafrikanische Rand (R) werden wahrscheinlich als Text interpretiert.

Um potenzielle Probleme zu vermeiden, befolgen Sie die oben genannten bewährten Methoden, geben Sie den Betrag ein und formatieren Sie die Zelle für die Währung, anstatt das Währungssymbol einzugeben.

Verwenden Sie Zellreferenzen und benannte Bereiche in Formeln

Sowohl Zellverweise als auch benannte Bereiche können und sollten in Formeln verwendet werden, um das Beibehalten der Formeln und des gesamten Arbeitsblatts schneller und einfacher zu machen, fehlerfrei und auf dem neuesten Stand zu halten.

  • Zellbezüge sind eine Kombination aus dem Spaltenbuchstaben und der Zeilennummer einer Zelle - beispielsweise A1, B23 und W987 - und werden zur Identifizierung der Position von Daten in einem Arbeitsblatt verwendet.
  • Ein benannter Bereich oder definierter Name ist einer Zellreferenz ähnlich, da sie zum Identifizieren einer Zelle oder eines Zellbereichs in einem Arbeitsblatt verwendet wird.

Daten in Formeln referenzieren

In Excel werden Formeln verwendet, um Berechnungen durchzuführen, z.

Wenn tatsächliche Zahlen in Formeln enthalten sind, wie:

= 5 + 3

Jedes Mal, wenn sich die Daten auf 7 und 6 ändern, muss die Formel bearbeitet und die Zahlen geändert werden, sodass die Formel lautet:

= 7 + 6

Wenn die Daten stattdessen in Zellen des Arbeitsblatts eingegeben werden, können die Zellverweise oder Bereichsnamen statt der Zahlen in der Formel verwendet werden.

Wenn die Zahl 5 in Zelle A1 und 3 in Zelle A2 eingegeben wird, lautet die Formel:

= A1 + A2

Ändern Sie zum Aktualisieren der Daten den Inhalt der Zellen A1 und A2, die Formel bleibt jedoch erhalten, da Excel die Formelergebnisse automatisch aktualisiert.

Die Einsparungen an Zeit und Aufwand werden erhöht, wenn das Arbeitsblatt kompliziertere Formeln enthält und wenn mehrere Formeln auf dieselben Daten verweisen, da die Daten nur an einem Ort geändert werden müssen und alle Formeln, die darauf verweisen, aktualisiert werden.

Die Verwendung von Zellverweisen oder benannten Bereichen macht Ihr Arbeitsblatt außerdem sicherer, da Sie damit die Formeln vor versehentlichen Änderungen schützen können, während auf die Änderungen der Datenzellen zugegriffen werden kann.

Auf die Daten zeigen

Eine weitere Funktion von Excel und Google Spreadsheets besteht darin, dass Sie Zellreferenzen oder Bereichsnamen in Formeln eingeben können, indem Sie mit einem Zeiger auf eine Zelle klicken, um die Referenz in die Formel einzugeben.

Das Zeigen verringert die Möglichkeit von Fehlern, die durch das Eingeben der falschen Zellreferenz oder durch die falsche Schreibweise eines Bereichsnamens verursacht werden.

Verwenden Sie benannte Bereiche, um Daten auszuwählen

Wenn Sie einem Bereich mit verwandten Daten einen Namen geben, kann die Auswahl der Daten beim Sortieren oder Filtern erheblich vereinfacht werden.

Wenn sich die Größe eines Datenbereichs ändert, kann der Bereich eines Namens einfach mit dem Namensmanager bearbeitet werden.

Zellen, die Formeln enthalten, nicht ungeschützt lassen

Nachdem so viel Zeit darauf verwendet wurde, ihre Formeln richtig zu verwenden und die richtigen Zellbezüge zu verwenden, machen viele Leute den Fehler, diese Formeln für versehentliche oder unbeabsichtigte Änderungen anfällig zu machen.

Durch das Platzieren von Daten in Zellen im Arbeitsblatt und anschließendes Referenzieren dieser Daten in Formeln können die Zellen, die die Formeln enthalten, gesperrt und, falls erforderlich, mit einem Kennwort geschützt werden, um sie sicher zu halten.

Gleichzeitig können die Zellen, die die Daten enthalten, nicht gesperrt bleiben, sodass Änderungen einfach eingegeben werden können, um die Kalkulationstabelle auf dem neuesten Stand zu halten.

Der Schutz eines Arbeitsblatts oder einer Arbeitsmappe besteht aus zwei Schritten:

  1. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Zellen gesperrt sind.
  2. Wenden Sie die Schutzblattoption an und fügen Sie, falls gewünscht, ein Kennwort hinzu.

Sortieren Sie Ihre Daten

Sortieren Sie Ihre Daten nach der Eingabe.

Das Arbeiten mit kleinen Mengen unsortierter Daten in Excel oder Google Spreadsheets ist normalerweise kein Problem. Mit zunehmender Anzahl von Daten steigt jedoch auch die Schwierigkeit, effizient mit den Daten zu arbeiten.

Sortierte Daten sind einfacher zu verstehen und zu analysieren, und einige Funktionen und Tools wie VLOOKUP und SUBTOTAL erfordern sortierte Daten, um die korrekten Ergebnisse zu erhalten.

Indem Sie Ihre Daten auf unterschiedliche Weise sortieren, können Sie Trends leichter erkennen, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind.

Auswahl der zu sortierenden Daten

Bevor Daten sortiert werden können, muss Excel den genauen Bereich kennen, der sortiert werden soll. In der Regel ist Excel ziemlich gut darin, Bereiche relevanter Daten auszuwählen, solange diese eingegeben wurden:

  1. Es wurden keine leeren Zeilen oder Spalten in einem Bereich verwandter Daten gelassen.
  2. Und leere Zeilen und Spalten blieben zwischen den verwandten Datenbereichen zurück.

Excel ermittelt sogar ziemlich genau, ob der Datenbereich Feldnamen enthält, und schließt diese Zeile aus den zu sortierenden Datensätzen aus.

Die Auswahl des zu sortierenden Bereichs in Excel kann jedoch riskant sein, insbesondere bei großen Datenmengen, die schwer zu überprüfen sind.

Verwenden von Namen zum Auswählen von Daten

Um sicherzustellen, dass die richtigen Daten ausgewählt werden, markieren Sie den Bereich, bevor Sie mit dem Sortieren beginnen.

Wenn derselbe Bereich wiederholt sortiert werden soll, empfiehlt es sich, ihm einen Namen zu geben.

Wenn für den zu sortierenden Bereich ein Name definiert ist, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein oder wählen Sie ihn aus der zugehörigen Dropdown-Liste aus. Excel markiert automatisch den korrekten Datenbereich im Arbeitsblatt.

Ausgeblendete Zeilen und Spalten und Sortieren

Ausgeblendete Datenzeilen und -spalten werden während des Sortiervorgangs nicht verschoben. Sie müssen daher vor der Sortierung ausgeblendet werden.

Wenn Zeile 7 beispielsweise ausgeblendet ist und Teil eines sortierten Datenbereichs ist, verbleiben diese als Zeile 7 und werden nicht als Ergebnis der Sortierung an den richtigen Ort verschoben.

Dasselbe gilt für Datenspalten. Beim Sortieren nach Zeilen müssen die Datenspalten neu angeordnet werden. Wenn jedoch Spalte B vor der Sortierung ausgeblendet wird, bleibt sie als Spalte B und wird nicht mit den anderen Spalten im sortierten Bereich neu angeordnet.

Alle Zahlen sollten als Zahlen gespeichert werden

Stellen Sie sicher, dass alle Nummern als Nummern gespeichert sind. Wenn die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen, enthält die Spalte möglicherweise Zahlen, die als Text und nicht als Zahlen gespeichert sind. Zum Beispiel negative Zahlen, die aus einigen Buchhaltungssystemen importiert wurden, oder eine mit einer führenden Zahl eingegebene Nummer ' (Apostroph) werden als Text gespeichert.

Wenn Sie Daten schnell mit sortieren A-Z oder Z-A Taste können die Dinge schrecklich schief gehen. Wenn sich in den Daten eine leere Zeile oder leere Spalten befinden, wird möglicherweise ein Teil der Daten sortiert, während andere Daten ignoriert werden. Stellen Sie sich das Durcheinander vor, das Sie haben, wenn Namen und Telefonnummer nicht mehr übereinstimmen oder wenn Bestellungen an falsche Kunden gehen!

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass der richtige Datenbereich vor der Sortierung ausgewählt wird, besteht darin, dem Namen einen Namen zu geben.

Die zweite Annahme beeinflusst genau, was Excel sortiert. Wenn Sie eine einzelne Zelle ausgewählt haben, erweitert Excel die Auswahl, um einen Bereich auszuwählen (ähnlich wie Drücken von) Strg + Umschalttaste + 8) begrenzt durch eine oder mehrere leere Spalten und Zeilen. Anschließend wird die erste Zeile im ausgewählten Bereich untersucht, um zu bestimmen, ob sie Headerinformationen enthält oder nicht.

Hier kann das Sortieren mit den Werkzeugleistenwerkzeugen schwierig werden. Ihre Kopfzeile (vorausgesetzt, Sie haben eine) müssen einige ziemlich strenge Richtlinien erfüllen, damit Excel sie als Kopfzeile erkennen kann. Wenn sich in der Kopfzeile beispielsweise leere Zellen befinden, kann Excel der Meinung sein, dass es sich nicht um eine Kopfzeile handelt. Wenn die Kopfzeile genauso formatiert ist wie die anderen Zeilen im Datenbereich, wird sie möglicherweise ebenfalls nicht erkannt. Wenn Ihre Datentabelle ausschließlich aus Text besteht und Ihre Kopfzeile nur Text enthält, kann Excel die Kopfzeile praktisch nicht erkennen. (Die Zeile sieht wie eine andere Datenzeile in Excel aus.)

Erst nachdem Sie den Bereich ausgewählt und festgestellt haben, ob es eine Kopfzeile gibt, führt Excel die eigentliche Sortierung durch. Wie zufrieden Sie mit den Ergebnissen sind, hängt davon ab, ob Excel sowohl die Bereichsauswahl als auch die Kopfzeilenermittlung richtig gemacht hat. Wenn Excel beispielsweise nicht der Meinung ist, dass Sie über eine Kopfzeile verfügen, und Sie dies tun, wird Ihre Kopfzeile in den Datenkörper sortiert. Das ist im Allgemeinen eine schlechte Sache.

Um sicherzustellen, dass Ihr Datenbereich korrekt erkannt wird, verwenden Sie die Strg + Umschalttaste + 8 Verknüpfung, um zu sehen, was Excel auswählt; das wird was sortiert werden. Wenn dies nicht Ihren Erwartungen entspricht, müssen Sie entweder den Charakter der Daten in Ihrer Tabelle ändern oder Sie müssen den Datenbereich auswählen, bevor Sie die Option verwenden können Sortieren Dialogbox.

Um sicherzustellen, dass Ihre Überschrift richtig erkannt wird, verwenden Sie die Strg + Umschalttaste + 8 Wählen Sie den Datenbereich aus und schauen Sie sich die erste Zeile an. Wenn Ihre Kopfzeile leere Zellen enthält, die in der ersten Zeile ausgewählt wurden oder die erste Zeile genauso formatiert ist wie die zweite Zeile, oder wenn Sie mehrere Kopfzeilen ausgewählt haben, geht Excel davon aus, dass Sie überhaupt keine Kopfzeile haben. Um dies zu korrigieren, nehmen Sie Änderungen in Ihrer Kopfzeile vor, um sicherzustellen, dass sie von Excel richtig erkannt wird.

Schließlich könnten alle Wetten deaktiviert sein, wenn Ihre Datentabelle mehrzeilige Header verwendet. Excel hat Schwierigkeiten, sie zu erkennen. Sie verstärken das Problem, wenn Sie davon ausgehen, dass es leere Zeilen in diesem Header enthält. es kann es einfach nicht automatisch tun. Sie können jedoch vor dem Sortieren einfach alle Zeilen auswählen, die Sie sortieren möchten. Mit anderen Worten, legen Sie genau fest, was Excel sortieren soll. Lassen Sie nicht zu, dass Excel die Annahmen für Sie trifft.

Datum und Uhrzeit als Text gespeichert

Wenn die Ergebnisse der Sortierung nach Datum nicht wie erwartet ausfallen, enthalten die Daten in der Spalte, die den Sortierschlüssel enthält, möglicherweise Datumsangaben oder Uhrzeiten, die als Textdaten und nicht als Zahlen gespeichert werden (Datumsangaben und Uhrzeiten sind nur formatierte Zahlendaten).

In der Abbildung oben endete der Rekord für A. Peterson am Ende der Liste, als der Rekord am 5. November 2014 auf den Rekordwert für A. Wilson gesetzt worden sein sollte, der ebenfalls einen Wert hat Ausleihdatum vom 5. November.

Der Grund für die unerwarteten Ergebnisse ist, dass das Ausleihdatum für A. Peterson als Text und nicht als Zahl gespeichert wurde

Gemischte Daten und schnelle Sortierungen

Wenn Sie die schnelle Sortiermethode verwenden, bei der Datensätze, die Text- und Zahlendaten enthalten, miteinander vermischt werden, sortiert Excel die Anzahl und die Textdaten getrennt. Dabei werden die Datensätze mit Textdaten am Ende der sortierten Liste angezeigt.

Excel kann auch die Spaltenüberschriften in die Sortierergebnisse aufnehmen - sie werden nur als Textzeile und nicht als Feldname für die Datentabelle interpretiert.

Warnungen sortieren - Dialogfeld "Sortieren"

Wenn das Dialogfeld "Sortieren" verwendet wird, zeigt Excel, selbst für Sortierungen in einer Spalte, eine Meldung an, die darauf hinweist, dass auf als Text gespeicherte Daten gestoßen ist.

  • Sortieren Sie alles, was wie eine Zahl aussieht.
  • Zahlen und Zahlen getrennt als Text sortieren.

Wenn Sie die erste Option auswählen, versucht Excel, die Textdaten an der richtigen Stelle der Sortierergebnisse abzulegen.

Wählen Sie die zweite Option aus, und Excel wird die Datensätze, die Textdaten enthalten, am unteren Rand der Sortierergebnisse platzieren, genau wie bei der schnellen Sortierung.