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Grundlegende E-Mail-Etikette: 25 einfache Regeln


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E-Mail hat die Schneckenpost für eine Vielzahl geschäftlicher und persönlicher Kommunikation ersetzt. Um die besten E-Mails senden zu können, müssen Sie einige Regeln beachten. Die E-Mail-Etikette-Polizei wird nicht nach Ihnen kommen, wenn Sie ihnen nicht folgen. Sie sind jedoch Richtlinien, die Ihnen dabei helfen, Fehler zu vermeiden, z. B. wenn Sie jemanden beleidigen, wenn Sie es nicht wollen, und Missverständnisse, wie beleidigt, wenn Sie dazu nicht bestimmt sind .

Diese grundlegenden Regeln der E-Mail-Etikette helfen uns allen dabei, besser per E-Mail zu kommunizieren, und es lohnt sich, sie zu kennen.

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Machen Sie einen zweiten Blick, bevor Sie eine Nachricht senden

Geben Sie einmal ein, schauen Sie zweimal nach und vermeiden Sie peinliche E-Mails mit falschem Text an den oder die falschen Empfänger. So:

  • Einen Moment nach dem Abschluss einer E-Mail anhalten.
  • Schauen Sie sich die Namen des Empfängers an.
  • Lesen Sie die E-Mail-Nachricht.

Nur dann sollten Sie wählenSenden. Eine Unze Prävention ist ein Pfund Heilung wert.

In Google Mail und einigen anderen E-Mail-Diensten können Sie eine Funktion zum Versenden aktivieren, die Ihnen einige Sekunden Zeit gibt, um potenziellen Schaden auch nach dem Versenden einer fehlerhaften E-Mail rückgängig zu machen. Wenn dies nicht möglich ist, lassen Sie das Feld "An" leer oder geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Sie werden daher vor dem Senden daran erinnert, einen letzten Blick zu werfen.

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Nicht alle antworten

Wenn "Antworten" gut ist, muss "Allen antworten" besser sein. Ist das richtig?

Beachten Sie die Posteingänge der Empfänger und senden Sie Ihre Antwort nicht an Personen, die sie nicht benötigen.

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E-Mails kurz halten

Einschüchtern Sie Empfänger mit zu viel Text nicht ein. Verfassen Sie stattdessen eine kurze und leicht verständliche Nachricht.

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Verwenden Sie die Zitat-Funktion mit Bedacht

Denken Sie, dass das Zitieren des Originaltexts in Ihren E-Mail-Antworten viel Arbeit bedeutet? Es ist nicht Manchmal ist es wichtig für die Kontinuität. Ihr Empfänger weiß möglicherweise nicht, auf was Sie antworten, aber wenn Sie den Teil der Nachricht des Absenders in Ihrer Antwort zitieren, ist Ihre Absicht klar.

In den meisten Fällen können Sie den Teil der E-Mail des Absenders kopieren und dann in Ihrer Antwort "Als Zitat einfügen" (oder eine ähnliche Formulierung) auswählen. Wenn die Nachricht des Absenders lang war, müssen Sie normalerweise nicht alles zitieren.

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Schreiben Sie effektive E-Mail-Betreffzeilen

Machen Sie dumme Fehler in Ihren E-Mail-Betreffs? Es stellt sich heraus, dass der Schlüssel zum Lesen Ihrer Nachrichten nicht klug ist. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Endergebnis der Nachricht oder fassen Sie die Nachricht zusammen. Seien Sie nicht wortreich und lassen Sie unnötige Wörter aus. Wenn Sie möchten, dass der Empfänger eine Aktion ausführt, sagen Sie dies in der Betreffzeile.

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Bereinigen Sie E-Mails, bevor Sie sie weiterleiten

Das Weiterleiten von E-Mails ist eine großartige Möglichkeit, Ideen auszutauschen. Stellen Sie jedoch sicher, dass die ursprüngliche Idee nicht durch Verschleierung verloren geht. Wenn Sie Teile von E-Mail-Ketten herausarbeiten, die nicht für den Weiterleitungsempfänger gelten, ist es in Ordnung, eine schwere Hand zu verwenden - solange die gelöschten Teile die Absicht der Nachricht nicht ändern.

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Senden Sie im Zweifelsfall eine Nur-Text-E-Mail, nicht Rich-HTML

Nicht jeder kann Ihre formatierten E-Mails empfangen. Einige können sogar genervt sein. Um sicher zu gehen, sollten Sie im Zweifelsfall E-Mails mit reinem Text senden. Dies ist besonders wichtig in einem geschäftlichen Umfeld, in dem die Zeit begrenzt sein kann.

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E-Mail-Hoaxes nicht weiterleiten

Sie sind wahrscheinlich misstrauisch, wenn Sie in Ihrem Posteingang einen zu erstaunlichen E-Mail-Scherz sehen. Machen Sie nicht den Fehler, per E-Mail eine Geschichte weiterzuleiten, die Sie nicht selbst untersucht haben und deren Richtigkeit bestätigt wurde.

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Verbreiten Sie keine Viren

Stellen Sie sicher, dass Sie keine Würmer und Viren per E-Mail verbreiten oder als Mittel zur Verbreitung von Spam fungieren. All dies kann durch schädliche E-Mails verursacht werden. Zum Glück gibt es Schutz: Verwenden Sie Antivirensoftware, halten Sie sie auf dem neuesten Stand und scannen Sie kostenlos einzelne Dateien.

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Erklären Sie, warum Sie weiterleiten

Bessere Kommunikation macht bessere Beziehungen. Um E-Mails und Links so weiterzuleiten, dass relevante Informationen geteilt und Verbindungen gepflegt werden, geben Sie an der Oberseite der E-Mail an, warum der Empfänger Ihrer Meinung nach die Informationen, die Sie weitergeben, für interessant hält.

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Teilen Sie den Leuten mit, dass ihre E-Mail empfangen wurde

Bereichsfilter sind willkommene Ergänzungen für E-Mail-Dienste, sie sind jedoch nicht perfekt. Gelegentlich erhalten sie eine wichtige E-Mail. Ersparen Sie anderen diese quälende Sorge und teilen Sie ihnen mit, dass Sie ihre E-Mail erhalten haben.

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Fragen Sie nach, bevor Sie riesige Anhänge senden

Verstopfen Sie E-Mail-Systeme nicht, indem Sie riesige Anhänge senden oder tun Sie dies nur mit Erlaubnis.

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Sprechen Sie nur über einen Betreff pro E-Mail

Machen Sie die Welt weniger verwirrend. Versuchen Sie, nur über ein Thema pro Nachricht zu sprechen. Beginnen Sie für einen anderen Betreff eine neue E-Mail.

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Interpunktion ist wichtig

Komma, Doppelpunkt, Bindestrich und Semikolon - alles aus einem bestimmten Grund: Sie erleichtern das Verständnis der beabsichtigten Bedeutung eines Satzes. Machen Sie das Leben nicht schwieriger und für die Empfänger Ihrer E-Mails möglicherweise weniger interessant. Achten Sie auf Interpunktion.

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Verwenden Sie Akronyme sparsam

DYK? Nicht jeder kennt jedes Akronym, und diese Abkürzungen sparen sowieso nicht viel Zeit. Verwenden Sie daher nur wenige Akronyme, und nur wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger die Bedeutung kennt. Es ist unhöflich, jemanden dazu zu bringen, etwas in Ihrer E-Mail zu suchen.

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Ändern Sie die Größe der Bilder in praktische Anteile für E-Mails

Wenn Ihre Fotos in Ihrer E-Mail gut aussehen, sehen Sie gut aus. Halten Sie Ihre angehängten E-Mail-Bilder nicht größer als der Bildschirm, indem Sie die Größe der Bilder ändern - online und kostenlos.

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In alle Caps schreiben ist Geschrei

Schreien Sie nicht in Ihren E-Mails, es sei denn, Sie möchten dies tun. Text, der in Großbuchstaben geschrieben wird, ist als Geschrei zu verstehen und auch schwer lesbar.

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Seien Sie vorsichtig mit Ironie in E-Mails

Nicht wirklich! Ich meine es so. Ehrlich!

Ein Medium mit wenig Kontext wie E-Mail eignet sich nicht gut für Ironie und Sarkasmus, auch wenn Sie den Empfänger kennen.

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Tippfehler durch Drucken Ihrer E-Mails

Drucken Sie den Entwurf vor dem Klicken, um wichtige, formelle E-Mails an die Karriere oder den Beruf zu erhaltenSenden.

Auf einem gedruckten Exemplar und mit einem Bleistift in der Hand finden Sie häufig Tippfehler oder falsch platzierte Kommas, die weder Sie noch Ihre Rechtschreibprüfung aufgefangen haben. Der Job / die Beziehung, die Sie speichern, kann Ihre eigene sein.

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Stellen Sie Ihre Systemuhr ein

Stellen Sie sicher, dass Sie keine Nachrichten von 1981 oder 3078 senden.

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Wenn Sie Zweifel haben, beenden Sie E-Mails mit "Danke"

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie sich am Ende einer E-Mail verabschieden, gibt es eine Sache, die fast immer angemessen ist. Vielen Dank.

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Wo Sie Ihre Unterschrift ablegen

Wie entscheiden Sie, wo Sie Ihre E-Mail-Signatur platzieren, wenn Sie keine Zeile mit der Aufschrift "hier unterschreiben" wählen? Platzieren Sie es direkt unter dem Ende Ihres Textes.

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Fragst du dich "Wie schreibe ich das?" Verwende das"

Ist Ihnen aufgefallen, wie Menschen, die Sie perfekt verstehen, wenn Sie ihnen zuhören, beim Schreiben zu kryptisch und wortreich werden?

Sei nicht wie sie. Sagen Sie es so, wie es ist und sagen Sie es auf dieselbe Weise, wie Sie es in einem persönlichen Gespräch tun würden. Jetzt ist es nicht an der Zeit, sie mit Ihrer Beherrschung der englischen Sprache zu beeindrucken. Gehen Sie kurz und süß.

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Dateien komprimieren

Klein ist schön, zumindest wenn es um E-Mail-Anhänge geht. Verkleinern Sie die Dateien, bevor Sie sie per E-Mail versenden.

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Vermeiden Sie "Ich auch" -Botschaften

"Ich auch" reicht nicht aus, um eine E-Mail zu erhalten. Es ist nervig. Warten Sie, bis der Konversation etwas hinzugefügt werden muss, um antworten zu können.