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Rat: Toggl: Die kostenlose Zeiterfassungs-App, die Sie verwenden sollten - die Muse - 2021

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Anonim

Wenn Sie sich nicht dazu zwingen können, das Büro zu verlassen, wenn die Uhr jeden Tag um 18 Uhr abends ist, wissen Sie, wie es ist, immer nur noch eine Sache zu tun. Natürlich ist das ein Kinderspiel, bis Sie in einer Rauchwolke auftauchen können (natürlich im Cartoon-Stil). Aber es könnte auch ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Zeit irgendwo im Laufe des Tages besser hätte verwaltet werden können.

Fleißige, ehrgeizige Menschen kümmern sich im Allgemeinen darum, wie sie ihre Tage verbringen. Dem können Freiberufler, Vollzeitbeschäftigte, Künstler, Unternehmer - wirklich jeder - zustimmen.

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es ein praktisches kleines Tool namens Toggl gibt, mit dem Sie noch gewissenhafter und effizienter arbeiten können? Dieses kostenlose Programm wurde entwickelt, um Ihnen mehr Klarheit und Einblick in die Gliederung Ihres Tages zu geben. Der Hauptzweck ist einfach: genau aufzuzeichnen, wie viele Minuten für jede Aufgabe benötigt werden. Dies ist so einfach wie das Drücken von „Start“ und „Stopp“, während Sie arbeiten oder den tatsächlichen Stundenbereich eingeben, in dem Sie eine bestimmte Aufgabe ausführen.

Die Grundfunktionen sind kostenlos, dh Sie können die Zeit für Aufgaben während der Ausführung aufzeichnen, anzeigen, wie viele Projekte aufeinander aufbauen und wie viel Zeit sie insgesamt in Anspruch nehmen. Sie können sich auch wöchentlich einen Überblick über Ihren Workflow verschaffen. Mit dem Programm, das im Browser, über den Desktop oder auf Ihrem Mobilgerät verfügbar ist, können Sie alleine oder in einem Team von bis zu fünf Personen kostenlos arbeiten. Es funktioniert für eine Gruppe genauso gut wie für Einzelpersonen - verschiedene Mitglieder können alle die Aufteilung ihrer einzelnen Teile eines Projekts verfolgen.

Zusätzliche Funktionen, wie das Hinzufügen weiterer Teammitglieder, kosten Sie, aber für meine Zwecke war die kostenlose Version in Ordnung.

Apropos meine Absichten, hier ist, wie und warum ich mich entschieden habe, es zu benutzen. Vielleicht hilft es Ihnen festzustellen, ob es sich lohnt, es selbst zu überprüfen.

Was ich wusste, bevor ich mit Toggl angefangen habe

Grundsätzlich hatte ich ein Gespür dafür, wie meine Zeit verbracht wurde und dass ich meine Aufgaben in Bezug auf Energie und Zeitverbrauch in kleine, mittlere oder große aufteilen konnte. Ich erstelle meine To-Do-Listen dementsprechend und überlege, ob ich weiß, dass etwas ungefähr 15 Minuten oder zwei Stunden dauern sollte.

Ich weiß auch, welche Gewohnheiten es mir ermöglichen, produktiver zu sein. Ich beginne früh am Tag, nehme mir jede Woche etwas Zeit, um eine detaillierte Aufgabenliste zu erstellen, und biete mir die Flexibilität für Pausen, damit ich voller Energie und bei der Arbeit bleibe. Da ich jedoch eine entfernte Position habe, an der ich mehr oder weniger meinen eigenen Zeitplan festlegen kann, habe ich auch die Flexibilität, längere Pausen einzulegen und in ungeraden Stunden zu arbeiten (oder nicht zu arbeiten).

Daher wollte ich Toggl nutzen, um zu verstehen, wie sich meine Verteilung der Uhrzeit summiert, und um zu sehen, ob ich noch mehr aus dem Tag herausholen kann. Dies sind wichtige Unterscheidungen, die zu erkennen sind: Ich habe mit der Nutzung der Plattform begonnen, um meine Motivatoren und Verbesserungsziele richtig einzuschätzen .

Was ich nach Toggl gelernt habe

Genau wie lange jedes Projekt dauert

Es fühlte sich so an, als hätte ich plötzlich für jedes Projekt ein Preisschild angebracht, weil ich eine bestimmte Zeit zum Nachschlagen hatte. Und diese konkrete Zahl in die richtige Perspektive zu rücken, hat mich nicht nur dazu veranlasst, wie ich meine Zeit verbringe, sondern auch, für welche Projekte ich mich einverstanden erkläre und anstrengen möchte .

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Aufgabenliste aussieht:

Ein Zeiterfassungsprojekt ist ein Projekt für sich

Ich bin bereit zu wetten, dass Sie es nicht gewohnt sind, jedes Mal einen Knopf zu drücken, wenn Sie eine Aufgabe beginnen und beenden. Ich auch nicht. Da ich nicht an das Programm gewöhnt war, würde ich vergessen, mit dem Tracking zu beginnen, es sei denn, ich habe mich selbst daran erinnert. Toggl versucht, Ihnen dies so einfach wie möglich zu machen. Die Website ist unkompliziert und bietet eine Erinnerungsfunktion.

Durch das Erstellen bestimmter Projektelemente (wie z. B. das Umreißen, Zeichnen, Bearbeiten und Hochladen als separate Elemente bei der Erstellung eines Artikels) konnte ich auch geistig Barrieren zwischen Aufgaben schaffen - was bedeutete, dass ich nicht mehr von einem zum nächsten floss ein Zombie auf Autopilot.

Es ist leicht zu vergessen oder loszulassen. Wenn Sie also ernsthaft Ihre Produktivitätsgewohnheiten verstehen wollen, müssen Sie auch ernsthaft den Timer benachrichtigen, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen.

Langsame Tage machen einen großen Unterschied

Du kennst diese Morgen, wenn du aufwachst und dich ausgeruht fühlst? Sie werden nicht jeden Tag alle grünen Ampeln aufleuchten lassen, aber Toggl hilft Ihnen zu verstehen, welchen Einfluss Ihr Energieniveau auf Ihre Effizienz haben kann. Wenn ich beispielsweise den Newsletter The Muse's Sunday Inspiration formatiere und hochlade, können zwei Spritzer Espresso den Unterschied zwischen 30 Minuten und einer Stunde bedeuten.

Der Tag hat mehr Zeit als ich gedacht habe

Besonders als Fernarbeiter bin ich definitiv im Lager, dass ich eine Pause einlegen oder meine Energie umlenken sollte, bis ich meine volle Aufmerksamkeit auf das Projekt lenken kann, wenn mein Verstand sich nicht voll auf die anstehende Aufgabe konzentriert. Dies bedeutete aber auch, dass meine Tage früh anfingen und länger dauerten als ein normaler Arbeitstag, da ich die Flexibilität hatte, gemächlich zu Mittag zu essen, zu mäandrierenden Spaziergängen zu gehen, um mich zu inspirieren, oder je nach Stimmung spät zu schlafen.

Mit Toggl konnte ich die Gesamtübersicht über meine Zeitverwendung in einer bestimmten Woche visualisieren. Und wenn ich mir anschaue, wie die Dinge zusammenpassen, habe ich mich auf das eingestellt, was ich am schnellsten und besten gemacht habe, und wenn ich über alle Möglichkeiten für Grey's Anatomy der nächsten Staffel nachgedacht habe (ja, es wird immer noch ausgestrahlt). Das Wissen um die Zahlen hat mich bei der strategischen Planung für die kommende Woche umso besser gemacht:

Ein Blick auf den Zeitverbrauch derselben Aufgabe zu verschiedenen Tageszeiten half mir zu erkennen, wann ich für bestimmte Aktivitäten mehr Energie habe. Erinnerst du dich, als ich dir sagte, dass das Erstellen des wöchentlichen Newsletters weniger Zeit in Anspruch nahm, nachdem ich meinen Morgenkaffee getrunken hatte, als nachdem ich das Mittagessen abgespült hatte? Das zu wissen, hat mir jede Woche ein paar Stunden gespart, da ich einfachere Aufgaben für die Zeit habe, in der ich mich noch neu konzentriere.

Ebenso konnte ich herausfinden, wann ich mich am besten fühlte, an etwas zu arbeiten, wenn ich den Zeitverbrauch verschiedener Aufgaben zur gleichen Tageszeit betrachtete. Wenn ich früh zu den schweren Aufgaben kam, fühlte ich mich entspannter (und weniger schuldbewusst) als an den Tagen, an denen ich morgens als Erstes meine E-Mails durchging, um an alles andere zu gelangen.

Bevor ich Toggl kennenlernte, dachte ich, dass arbeitsbedingter Stress eine Selbstverständlichkeit ist. Wenn man sein volles Potenzial entfaltet, muss man an manchen Tagen die Arbeitszeit überschreiten oder sich für ein Arbeitsessen entscheiden. Jeder, der sich für seinen Job engagiert, weiß, was ich meine: Die Arbeitszeit muss ein konkreter Beweis für einen sinnvollen Einsatz und ein Engagement für die Position sein.

Aus diesem Experiment habe ich jedoch gelernt, dass Sie nicht weniger in die Arbeit investieren, wenn Sie sich Zeit sparen. Wenn überhaupt, zeigt dies, dass Sie verpflichtet sind, die Ergebnisse so effizient wie möglich zu erzielen.

Wenn Sie den Überblick über Ihren Zeitverbrauch behalten, können Sie die Augen für das öffnen, was bei Ihnen funktioniert und was nicht. Und wenn es nicht hilft, den Blutdruck zu senken, wenn Sie ein stärkeres Kapital für Ihr Unternehmen sind, haben Sie mit Sicherheit jede Woche ein paar Stunden mehr Spielraum.