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Rat: So schreiben Sie E-Mails, die eine Antwort erhalten - die Muse - 2020

Wunscherfüllung - Geführte Meditation (August 2020).

Anonim

Email: Es findet seinen Weg in jeden Winkel unseres Lebens. Persönliche E-Mail. Arbeits Email. E-Mail der Schule. Zweite persönliche E-Mail (für Spam). Die Geschäftswelt ist der wichtigste E-Mail-Treiber und generiert täglich mehr als 108 Milliarden E-Mails.

Da Ihre Konversationen in allen Bereichen Ihres Lebens - insbesondere in Ihrem Berufsleben - von E-Mails dominiert werden, werden Sie jeden Tag viele Anfragen senden. Von der Aufforderung an jemanden in der Buchhaltung, einen Bericht für Sie zu erstellen, bis zur Bitte an jemanden im Grafikdesign, Ihnen bei der Formatierung eines Angebots zu helfen, senden Sie wahrscheinlich eine Menge E-Mails, in denen Sie um einen Gefallen bitten.

Wenn Ihre Anfrage jedoch nicht persönlich ist, kann der Empfänger Ihre Nachricht nur allzu leicht ignorieren, bis sie in den Posteingang verschwindet - oder, schlimmer noch, vollständig gelöscht wird.

Also, wenn Sie einen Gefallen brauchen, wie schreiben Sie eine E-Mail, die eine Antwort erhält? Die kurze Antwort lautet: vorsichtig. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, die Ihnen dabei helfen, eine Botschaft zu verfassen, die die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich zieht - und die Antwort, die Sie benötigen.

Nutzen Sie die Betreffzeile zu Ihrem Vorteil

Das Wichtigste zuerst: Die Betreffzeile ist aus einem bestimmten Grund vorhanden. Verwenden Sie diese Option, um dem Empfänger klar mitzuteilen, warum Sie gerade eine weitere E-Mail zu seinem Posteingang hinzugefügt haben, und umgehend die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass er sie tatsächlich öffnet.

Eine vage Betreffzeile (wie "Haben Sie eine Frage") ist nicht hilfreich und kann irritierend sein - und Sie möchten nicht, dass jemand Ihre E-Mail in einem irritierten Geisteszustand öffnet, wenn Sie etwas benötigen. Nehmen Sie stattdessen Rücksicht auf die Zeit Ihres Empfängers und lassen Sie ihn genau wissen, warum Sie die Mitteilung gesendet haben. Zum Beispiel: "Benötigen Sie Ihre Überprüfung: Anpassungen an der Programmbroschüre."

Benötigen Sie Hilfe beim Schreiben einer großartigen Betreffzeile? Sehen Sie sich diese Tipps an.

Begrüßen Sie Ihren Leser, bevor Sie Anforderungen stellen

Ich bekomme häufig E-Mails von Schülern, die sofort eine Anfrage, Nachfrage oder Frage stellen, ohne sich die Mühe zu machen, zuerst „Guten Morgen“ oder einfach „Hallo“ zu sagen. Sie würden (hoffentlich) nicht in das Büro eines anderen stürmen und losrasseln Nachfragen, also mach das auch nicht per E-Mail.

Sie müssen sich nicht auf ein langes Spiel mit Höflichkeiten einlassen, aber es tut nicht weh, etwas Persönliches einzuspielen, bevor Sie Ihre Anfrage starten: „Hi Randi! Wie war die 10 km an diesem Wochenende? Ich habe am Samstag an dich gedacht und dir gute Laune geschickt. “Oder:„ Guten Morgen, Jacob. Wie war dein Wochenende? Es war tolles Gartenwetter - ich hoffe, Sie haben das Beste daraus gemacht! “

Diese Begrüßungen sind kurz und einfach, zeigen aber ein gutes Maß an echtem Interesse bei den Empfängern. Weißt du noch, was ich vorhin gesagt habe, damit dein Leser beim Öffnen deiner E-Mail nicht irritiert wird? Es ist schwer, sich über jemanden zu ärgern, der einen Kommentar abgibt oder eine Frage zu etwas stellt, das Ihnen wichtig ist. Ihr Empfänger ist schließlich ein Mensch mit Gefühlen und Interessen außerhalb des Büros. Manchmal ist es der beste Weg, sich mit einer Person zu verbinden und sie mit etwas an Bord zu bringen, nett zu sein.

Denken Sie daran, was Sie im Englischunterricht gelernt haben

Wenn Ihre Anfrage dringend ist, kann es verlockend sein, eine E-Mail in Eile mit textähnlichen Abkürzungen, hastig geschriebenen Sätzen und unübersichtlichen Absätzen abzusenden, die keine aussagekräftige Zeichensetzung enthalten. Wenn Sie sich in diesem Zustand befinden, hören Sie auf. Tief durchatmen. Wenn Sie um Hilfe bitten, ist das Letzte, was Sie tun möchten, es für jemanden schwierig, Ihre Anfrage zu verstehen. Wenn Ihr Empfänger aus Ihrer E-Mail keinen Sinn macht, haben Sie Ihre Chancen, die benötigte Hilfe zu erhalten, nur beeinträchtigt.

Zum Beispiel wird ein durchstreifender Absatz ohne geeignete Kommas den Leser zwingen, Abschnitte zu lesen und erneut zu lesen, um sicherzustellen, dass er versteht, was Sie zu kommunizieren versuchen. Das kostet zusätzliche Zeit und kann äußerst frustrierend sein - zwei Dinge, die Sie vermeiden möchten. Die Lösung ist einfach: Schreiben Sie vollständige Sätze. Teilen Sie lange Absätze in kleinere Absätze auf. Verwenden Sie Kommas entsprechend.

Und noch ein letzter Satzzeichen-Tipp: Wenn Sie dazu neigen, Sätze mit einer Reihe von Ausrufezeichen zu beenden, hören Sie bitte auf. Solange Sie nicht mitteilen, dass Ihr Team gerade einen Bajillion-Dollar-Deal gewonnen hat, sind für Ihre Strafe keine Ausrufezeichen erforderlich.

Schreibe keinen Roman

Ja, wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, müssen Sie einige Feinheiten anwenden, indem Sie eine Begrüßung, vollständige Sätze und die entsprechende Zeichensetzung einfügen. Aber es ist durchaus möglich, diese Dinge zu erledigen und Ihre Anfrage in nur wenigen Sätzen und nicht in mehreren Absätzen zu stellen.

Einige Karriereexperten empfehlen, dass E-Mails aus maximal fünf Sätzen bestehen sollten. Es gibt sogar ein Tool, mit dem Sie Ihre E-Mails auf die Satznummer Ihrer Wahl beschränken können.

Abhängig von der Komplexität Ihrer Anfrage sind Sie möglicherweise nicht immer in der Lage, sich an den Vorschlag mit fünf Sätzen zu halten. Sie sollten jedoch Ihren ersten Entwurf schreiben und dann überlegen, ob Sie Material zuschneiden können, um die Lesbarkeit zu verbessern. Schauen Sie sich dann das Endprodukt an und fragen Sie sich, ob die Anfrage eindeutig ist oder ob sie telefonisch oder persönlich effizienter beantwortet werden kann.

Zum Beispiel:

Sehen? Poliert, aber auf den Punkt. Anstatt Absätze über die Gründe zu schreiben, warum Randi die ideale Kandidatin wäre, gab die Autorin eine klare und präzise Erklärung, woraufhin sie aufgefordert wurde, darüber weiter zu diskutieren.

Senden Sie die E-Mail nicht

Ich weiß - Sie haben gerade eine ganze Kolumne über das Erstellen einer effektiven "Frage" per E-Mail gelesen, und jetzt sage ich Ihnen, dass Sie nicht auf "Senden" klicken sollen. Was ist das Problem?

Das Eingeben dieser E-Mail war keine Verschwendung. Manchmal können Sie eine Anfrage eingeben und bearbeiten, um Ihre Nachricht zu überdenken und sich klar zu machen, was Sie fragen möchten, wie Sie Ihre Anfrage unterstützen und wie Sie möglicherweise auf Fragen oder Bedenken eingehen, die sich aus der Anfrage ergeben. Dies kann eine wertvolle Übung sein, um Sie auf eine persönliche Anfrage vorzubereiten.

Einige Anfragen per E-Mail sind völlig angemessen. Wenn Sie jedoch eine wichtige Anfrage haben und direkten Zugang zu der Person haben, die Ihnen helfen kann, fragen Sie sich, ob ein persönliches Gespräch vorteilhafter wäre als eine elektronische Anfrage. Es gibt keinen Kontext, Tonfall, Gesichtsausdruck oder Emotion per E-Mail. Manchmal kann es Ihre Botschaft weitaus besser verkaufen, wenn Sie einer Person gegenüber sitzen und sie Ihre Echtheit, Ihre Gefühle, Ihr Lächeln oder Ihre Bestürzung sehen lassen - Sie wissen, die Dinge, die Sie menschlich machen -, als die durchdachtesten (aber fehlenden) -der-menschheit) email.

Für die Aufzeichnung bin ich nicht Anti-Technologie. Ich schreibe viele E-Mails und verbringe zu viel Zeit damit, Kaninchen über Twitter zu jagen. Aber wenn ich wirklich Hilfe oder Unterstützung von jemandem brauche, kann und sollte ich mir die Mühe machen, zum Telefon zu greifen oder zu seinem Büro zu gehen, um zu erklären, was ich will und warum ich denke, dass diese Person mir helfen kann.

Halten Sie Ihre Anfrage präzise und präzise - ob elektronisch oder von Angesicht zu Angesicht - und Sie haben eine viel bessere Chance, die Unterstützung zu erhalten, die Sie benötigen.