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Rat: So schreiben Sie E-Mails, die professionell klingen - die Muse - 2019

Zertifikat B1 Goethe/ÖSD: E-Mail schreiben - Aufgabe1 (Dezember 2019).

Bekommst du die Nervosität, wenn der September naht und denkst für eine Millisekunde nach, Gah, ich muss zurück zur Schule gehen ?

OK, vielleicht nicht, aber ich weiß, dass ich es tue. Nachdem es mich jedoch getroffen hat, bin ich schnell erleichtert, mich daran zu erinnern, dass ich nicht zu Hausaufgaben, langen Busfahrten, frühen Morgenstunden und späten Abendstundengruppen zurückkehren muss.

Die Sache ist, zur Arbeit zu gehen ist nicht viel anders - ich habe immer noch tägliche Besprechungen, dringende E-Mails mitten in der Nacht und einen ziemlich langen Weg (der manchmal Busse und U-Bahnen umfasst).

Selbst wenn Sie glauben, die Schule verlassen zu haben, werden Sie wahrscheinlich immer eine ähnliche Routine spielen. (Obwohl es hoffentlich mehr Spaß macht - und wenn nicht, was machst du mit deinem Leben? Finde einen Job, den du liebst!) Zusätzlich zu dieser Routine hältst du wahrscheinlich immer noch ein paar schlechte Gewohnheiten aufrecht, wie zum Beispiel, dass du dich umbringen willst Der Wecker, wenn es losgeht und Sie schreiben, wie Ihr Publikum, ist Ihr Englischlehrer.

Ich habe kürzlich diesen mittleren Beitrag mit dem Titel „Wie man aufhört, wie ein Abiturient zu schreiben“ gelesen. Er hat nicht nur lebendige (und etwas peinliche) Erinnerungen an mein eigenes Abschlussjahr wachgerufen, sondern auch auf alle typischen Stiloptionen hingewiesen, die ich getroffen habe noch beim schreiben machen. Ich denke, wir können alle davon lernen und unsere Kommunikation bei der Arbeit verbessern.

Nehmen Sie zum Beispiel diesen klassischen Fehler: „Lassen Sie den Text für sich selbst sprechen.“ Wie oft haben Sie eine E-Mail mit einem Link oder Anhang gesendet und lediglich angegeben: Können Sie sich das ansehen? oder was denkst du Die Chancen stehen gut, dass jemand zurückgeschrieben hat. Sicher, aber was genau suchst du von mir?

Da wir häufig davon ausgehen, dass sich alle auf derselben Seite wie wir befinden, denken wir niemals daran, Hintergrundinformationen oder Erklärungen darüber, was wir vom Empfänger erwarten, beizufügen. Um Zeit- und Energieverschwendung beim Hin- und Hergehen per E-Mail zu vermeiden, ist es immer hilfreich, Ihrer Anfrage einen Kontext zuzuordnen oder sogar eine detaillierte Betreffzeile zu verwenden, damit der Empfänger weiß, was ihn erwartet, bevor er die Nachricht öffnet.

Sind Sie schuldig, "Adverbien übermäßig zu gebrauchen"? Ich bin es. Aus diesem Grund lese ich meine E-Mails Korrektur und lösche an verschiedenen Stellen „wirklich“ und „sehr“, bevor ich sie versende. Ansonsten höre ich mich wie eine wirklich begeisterte Cheerleaderin an. Anna Hundert, die Autorin des Artikels, macht einen tollen Punkt: „Ein Satz mit dem Wort„ wahr “ klingt fast immer wahrer, wenn Sie„ wahr “streichen. Schneiden Sie also den Flaum ab und kommen Sie direkt zu Ihrem Punkt (je kürzer, desto besser!).

Schließlich müssen Sie die passive Stimme loswerden. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie Ihre Handlungen würdigen ( ich habe den Bericht für diese Woche fertiggestellt ), stoßen Sie auf viel verantwortungsbewussteres und mächtigeres gegenüber anderen, als wenn Sie sie ohne Sie „erledigen“ lassen ( der Bericht ist für diese Woche fertiggestellt) ).

High-School-Schreiben und alltägliche E-Mail-Korrespondenz haben viel gemeinsam. Sie möchten, dass Ihre Gedanken organisiert und klar sind, damit jeder Leser sie verstehen kann, und Sie möchten Ihre wichtigsten Punkte hervorheben, damit sie in erster Linie hervorstechen (daher verwende ich gerne Aufzählungszeichen und Fettdruck).

Der große Unterschied zwischen beiden besteht darin, dass Sie Ihren Mitarbeitern und Kontakten Zeit, Energie und Ressourcen sparen möchten, indem Sie ihnen alles zur Verfügung stellen, was sie wissen und in einer vollständigen Nachricht haben müssen. Also ist es Zeit, dass Sie aufhören, die Regeln zu befolgen, die Sie vor Jahren gelernt haben.

Erinnern Sie sich: Es gibt keine Wortzählung, um jetzt zu schlagen.