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Rat: Wie Sie wissen, wann Sie auf eine geschäftliche E-Mail antworten müssen - die Muse - 2020

????✋ Instagram Werbung markieren privat - Interview Dr. Thomas Schwenke | #FragDenDan (August 2020).

Anonim

Sie öffnen Ihre E-Mail als erstes am Morgen und es gibt 30 ungelesene Nachrichten. Oder Sie haben Ihren Posteingang endlich in Angriff genommen und kurz bevor Sie sich abmelden, kommt eine weitere E-Mail herein. Oder wie wäre es mit diesem Szenario: Sie haben Mühe, zwischen Ihren anderen Aufgaben und mehreren markierten Nachrichten Prioritäten zu setzen.

Die erste Frage, die Ihnen in einer dieser Situationen in den Sinn kommt, lautet: Soll ich das öffnen?

Leicht genug zu entscheiden, oder?

Aber der zweite Gedanke, den Sie haben, ist: Muss ich jetzt darauf antworten?

Es ist eine schwierige Frage, und ganz ehrlich, Sie sind die einzige Person, die die Antwort kennt. Obwohl ich wahrscheinlich nicht in der Lage bin, Ihnen genau zu sagen, wann Sie zu jemandem zurückkehren sollten, kann ich Ihnen helfen, Ihre Optionen einzugrenzen.

Das sagen sie

Ziemlich unkompliziert, aber wenn sich jemand die Zeit nimmt zu sagen: "Bitte melden Sie sich heute bei mir" oder "Ich würde gerne Ihre Gedanken bis heute Nachmittag erfahren" oder "Lassen Sie mich wissen, was Sie denken, bevor wir uns um 15 Uhr treffen" oder " Ich brauche das so schnell wie möglich “, meinen sie.

Dies gilt auch für alle Fristen, die Ihnen von jemandem gesetzt wurden. Wenn jemand einen Termin für Ihre Antwort festlegt, sollten Sie ihn bis dahin erhalten (oder, wenn Sie sich überproduktiv fühlen, vorher).

Es ist von jemandem wirklich wichtig

Wenn Sie mit anspruchsvollen Kunden oder hochrangigen Führungskräften zusammenarbeiten und wissen, dass eine verspätete Reaktion Ihren Ruf (oder den Ihres Unternehmens) beeinträchtigt, ist es immer die richtige Entscheidung, an diesem Tag zu reagieren.

Es geht um eine dringende Angelegenheit

Probleme tauchen auf, Termine werden verschoben, Chefs brauchen Dinge in letzter Minute - wenn es dringend erscheint oder eine hohe Priorität hat oder etwas betrifft, an dem Sie gerade arbeiten, ist es wahrscheinlich Ihre sofortige Aufmerksamkeit wert.

Das Timing stimmt nicht

Es ist 17 Uhr, und jemand meldet sich gerade bei Ihnen. Sicher, Sie können sofort reagieren, aber es besteht die Möglichkeit, dass sie das Büro für diesen Tag verlassen - und es geht im Meer der Nachrichten verloren, die sie morgen erhalten.

Wenn Sie wissen, dass die Person heute nicht antwortet, können Sie sie zurückschieben.

Sie brauchen Zeit, um darüber nachzudenken

Jemand hat dir eine schwierige Frage gestellt, oder sie wollen etwas, das du mit deinem Chef besprechen musst, oder ihre Worte erwischen dich unvorbereitet oder erregen einige Emotionen. Geben Sie sich den zusätzlichen Tag, um darüber nachzudenken, sich zu beruhigen und Ihre Antwort zu erstellen - Sie fühlen sich besser, wenn Sie die professionelle Antwort gesendet haben, auch wenn dies mehr Zeit in Anspruch nahm.

Es erfordert mehr als nur eine Antwort

Möglicherweise wird eine Antwort nicht nur von Ihnen benötigt, sondern erfordert die Eingabe mehrerer Personen. Oder Sie müssen ihnen ein ausgefülltes Arbeitsblatt oder einen Präsentationsentwurf senden. Es ist immer besser, sich mehr Zeit zu nehmen, um Ihre Materialien zu sammeln und alle Ihre Grundlagen zu decken, als eine halbgebackene Antwort auf eine vollständig gebackene Anfrage zu senden.

Es wird dich gut aussehen lassen

Die Muse-Autorin Sara McCord umreißt zweimal, dass Sie einen besseren Eindruck hinterlassen, wenn Sie auf eine Antwort auf eine E-Mail warten. Das erste ist, wenn jemand nach neuen Ideen fragt - solange es nicht dringend ist, bittet er Sie, nachdenklich zu sein. Wenn Sie sich also zurückhalten, entsteht der Eindruck, als würden Sie tatsächlich versuchen, großartige Ideen zu entwickeln.

Der zweite Grund ist, dass jemand Ihnen eine lange Nachricht schreibt. Es sieht unhöflich aus, wenn Sie nur eine kurze E-Mail mit einem Satz zurückschicken. Geben Sie sich also etwas Spielraum, um eine ebenso gründliche Antwort zu finden.

Du bist nicht verfügbar (und sie wissen das)

Wenn Sie im Urlaub oder auf Reisen sind, krank sind oder sich aus irgendeinem Grund unwohl fühlen - und Sie dies auf irgendeine Weise mitteilen (über eine OOO-Nachricht oder eine Mundpropaganda zwischen den Büros) -, ist dies die Person nicht Ich erwarte eine sofortige Antwort.

Es ist schon schwer genug, diese ideale Antwort zu finden. Verwenden Sie diesen Spickzettel, um den richtigen Zeitpunkt für das Absenden herauszufinden, und Sie sind sicher, dass Sie hervorragende Beziehungen pflegen.

Nach alledem könnten Sie sich schlecht fühlen, wenn Sie nicht sofort antworten. Befolgen Sie in diesem Fall die Ratschläge der Karriereexpertin Sara McCord und versuchen Sie es erneut:

Auf diese Weise weiß jeder, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sie auf Ihrem Radar ist.